文印管理服務行業發展特點、發展機遇趨勢、競爭格局、市場規模
1、文印管理服務產生的背景
文印管理服務市場是伴隨現代信息技術發展和辦公應用需求升級而出現的新型市場，是傳統辦公向現代新型辦公的全面升級，同時也是傳統服務業向新型服務業的全面升級，其產生的背景主要有以下幾點：
（1）信息安全意識的不斷增強
近些年來，有關部門出臺了《密碼法》《中華人民共和國網絡安全法》為代表的一系列法律法規，旨在保護信息安全，提高信息安全保護意識，國民信息安全意識的提升也不斷促進了文印管理服務行業的發展。通過文印管理服務，企業能夠借助文印管理軟件對企業文檔信息進行全方位、多維度的管理，有效地降低文檔信息泄密的風險。
（2）社會分工的精細化
隨著市場競爭日益激烈以及社會分工精細化趨勢不斷發展，企業逐漸將非主營業務交由專業機構負責，自身專注于主營業務，實現降低成本、提高效率和增強核心競爭力。同時，信息技術發展也推動企業追求管理的精細化，企業希望采用更為先進的管理和技術手段不斷降低辦公成本、提高辦公效率。
（3）由資產管理向費用管理轉變
隨著政府和企業在管理方式上的不斷進步，對文印管理服務需求，從繁雜的資產管理向簡便清晰的費用化管理的趨勢越來越明顯，更多的企業改變以往自行購買文印設備、耗材及零配件等產品的方式，開始直接購買文印服務，以服務替代產品，將企業的資源更多地運用到核心業務的拓展之中。
（4）軟件信息技術促進行業不斷發展
軟件信息技術的發展，使企業對文印設備進行實時高效管理成為可能，軟件應用范圍持續擴大，文印成本不斷降低；此外，伴隨硬件設備和軟件系統性能不斷提升、功能不斷完善，使原有的文印軟硬件系統產生更多優化空間，專業的優化工作能夠直接為客戶帶來節約、高效的價值。
2、文印管理服務行業特點
資料來源：普華有策
3、文印管理服務行業發展現狀
（1）信息安全的保障和效率意識的提升促進文印管理服務行業持續發展
近年來行業各級主管部門不斷出臺相關產業政策、部門規章等規范性文件，提升社會信息安全防護意識。企業對文印管理服務的需求不再僅僅滿足于簡單的設備維護階段，而開始對文印信息安全提出了更高的要求。此外，社會效率意識的提升也不斷在推動企業思考如何優化打印流程，降低打印成本。通過專業化的文印管理服務，企業借助文印管理軟件不僅能夠對各類打印任務進行精準管理，保護文檔信息文印安全；還能簡化流程和優化打印環境，提升客戶辦公效率，降低文印成本。信息安全和效率意識的提升促進文印管理服務行業持續增長。
（2）軟件信息技術推動文印管理服務行業的快速發展
近年來在國家產業扶持政策推動下，我國軟件行業市場總量一直保持快速增長的趨勢，業務收入在國內生產總值中所占的比重不斷上升。文印設備主要應用于商業辦公領域，軟件信息技術在文印管理服務行業的應用并與之深入融合是辦公信息化的重要體現，是軟件應用場景在文印設備領域的拓展，是軟件信息技術應用滲透率在文印管理服務行業不斷加深的表現。軟件信息技術在文印管理服務業的應用可以實現文印的數字化、信息化、可視化、安全化的集中式管控，使文印精細化管理成為可能，可以大幅提高文印信息的安全性，在提升信息安全的同時降低設備運營成本，推動文印設備貿易服務商向文印管理服務提供商轉型。
（3）文印設備品牌較多、技術參數復雜且標準不一，第三方文印管理服務提供商開始日益凸顯優勢
目前，文印設備制造廠商借助在文印設備供應端的優勢占據了文印管理服務較大的市場份額,存在著惠普、富士施樂、利盟、柯尼卡美能達、理光、佳能等眾多品牌，但文印設備供應商提供的運維服務往往受限于自身品牌產品，其服務對象和內容也有一定的局限性。因此，能夠兼容多品類、多標準的第三方文印管理服務提供商優勢開始日益凸顯，具體如下：
第一，第三方文印管理服務提供商的范圍可覆蓋多種設備廠商的不同產品類型，包括各種主流文印設備及相關的操作系統、中間件系統等，可以針對客戶的各類軟硬件產品提供一站式綜合文印管理服務。隨著文印設備復雜度和多樣性不斷提高，第三方文印管理服務提供商在降低管理成本、提高運營效率方面的優勢日益凸顯。
第二，第三方文印管理服務提供商基于更完善的運維服務網絡，通常可以在第一時間到達客戶現場，解決各類文印故障問題，因此在服務的響應時間和承諾優先級方面，第三方文印管理服務提供商的快速響應能力也更有優勢，這也同時增加了客戶黏性，和客戶建立起長期穩定的合作關系。
第三，第三方文印管理服務提供商擁有更專業的文印管理相關軟件自研和開發能力，通過軟件信息技術不僅能打通企業信息化辦公系統，實現辦公系統與文印系統的互聯互通，還能讓文印設備滿足日益變化的辦公場景需求，實現云打印、水印打印、人臉識別打印等多種文印管理功能。
第四，第三方文印管理服務提供商憑借規模化、專業化的服務提供體系，在文印管理綜合報價上占有優勢，這對于成本管控需求較高的客戶來說，第三方文印管理服務將更具吸引力。
4、 行業競爭格局
（1）歐美起步較早，競爭優勢明顯
美國、歐洲、日本等發達國家和地區在文印管理服務領域起步時間較早，同時由于在文印設備制造技術、軟件信息技術等方面的優勢和良好的下游應用領域產業基礎，對文印管理應用場景的理解更為深刻，有著豐富的產品，特別是文印管理功能的設計和開發經驗，在文印管理服務領域競爭優勢明顯，培育了惠普、富士施樂、利盟和理光等行業優勢企業。
（2）國內起步時間較晚，少數企業通過服務優勢和技術積累打破國外企業壟斷，品牌知名度不斷上升
國內的文印管理服務行業起步相對較晚，在技術上與國外優勢企業仍有一定的差距，特別是在如何支持多種類型的文印設備方面，國內企業還需要一定的技術積累。近些年來，隨著國內企業對文檔信息安全的重視以及綠色辦公理念的發展，極大地推動了我國文印管理服務行業的發展。
（3）市場競爭格局狀況
從市場整體來看，在國內文印管理服務細分市場中，參與者主要可以分為三類：設備制造商、第三方文印管理服務提供商及中小型文印機構。
隨著國家經濟結構調整，為提高資產使用效率、緩解現金流壓力、優化成本結構，許多企業逐漸轉向采取輕資產的運營方式，希望通過采購服務的方式把有限的資金用于企業擴張與發展；并且由于工作方式以及思想觀念的改變，人們對文件的安全性、保密性提出更高的要求。
在此背景下，第三方文印管理服務提供商要在市場中搶占地位就必須擁有出色的客戶服務能力和雄厚的文印管理技術儲備實力，從而為企業客戶提供高效、專業以及優質的綜合服務，并持續提升客戶的服務體驗感。因此，相比起設備制造商和中小型文印機構，第三方文印管理服務提供商更加專注于服務，具備了大規模、多品牌、多類型文印服務管理能力，更能滿足客戶的多樣化需求。
5、行業面臨的機遇
（1）國家產業政策的大力支持
近些年來政府大力支持、鼓勵文印管理服務行業及其相關產業的發展，相繼頒布了一系列相關的政策和規劃。2016 年國務院辦公廳發布的《國家信息化發展戰略綱要》、2018 年工業和信息化部發布《推動企業上云實施指南》、2020 年工業和信息化部發布《中小企業數字化賦能專項行動方案》等，積極促進企業采用軟件信息技術提升自身的辦公信息化能力，大力推動了文印管理服務行業的發展。
（2）市場需求不斷增長
隨著企業經營壓力的日趨上升，成本控制已觸及生產經營的每一個環節，且部分單位不僅關注業務流程成本管理，更關注經營效率、數據安全、綠色環保等問題，從而催生了企事業單位業務運營全流程下的文印管理服務，包括文檔數據的生成或采集、分發、存儲或檢索、流轉、信息管理與共享、輸出等業務流程，以滿足其對文檔數據安全管理、效率協同管理、成本管理等管理需求。因此，文印管理服務行業面對的行業客戶眾多，行業發展空間較為廣泛，市場需求不斷增長。
（3）技術不斷進步
近年來，隨著我國軟件應用能力的不斷提升，文印管理軟件的開發與優化日益高效，行業內出現的重大技術突破與創新，使客戶原有的文印管理系統得到進一步優化提升，推動著行業的快速發展。另外，網絡性能提升、文件處理設備性能的提升、文件業務流程管理系統的發展等等，與客戶的應用場景不斷深化融合，對整合優化的需求不斷上升，持續推動著市場發展。
6、文印管理服務行業發展趨勢
國內大規模、專業化的文印管理服務行業目前尚處于發展階段，普及率不高，加之現行政策對于信息安全的推動，文印管理服務行業有著廣闊的發展空間，未來發展趨勢簡要概括如下：
（1）信息安全愈發重要
信息安全是一個組織乃至一個國家的命脈所在。如何保護信息安全，防止機密文件泄密一直都是企事業單位及相關政府部門、軍事機構關注的重點。當前普遍情況下文印設備都是聯網進行打印，一些漏洞或者預留的“門”都有可能造成信息泄密。目前已有包括因計算機、手機、文印設備、路由器、文印管理軟件等諸多軟硬件泄密而產生威脅企業、國家安全的案例。隨著國家對信息安全的重視程度不斷上升，國內文印管理企業將迎來快速地發展。
（2）客戶需求促進行業發展
對于文印管理服務，客戶需求已經由文印設備維護管理逐步發展到對設備、人員、服務、流程等全方位的系統管理；由文印設備的簡單添置，發展到在整體文印管理服務的框架下，對整個文件的輸入、輸出、管理系統軟硬件的優化與配置。客戶的關注點不僅是成本的節約，還上升到管理優化、效率提升、信息安全、環保等層面。
（3）服務提供商市場地位將進一步提升
早期文印設備制造廠商利用自身提供硬件設備上的優勢獲得了文印管理服務市場大部分市場份額，但硬件制造商一般只能管理自身品牌的硬件設備，所提供的文印管理服務存在一定的局限性。隨著文印設備市場競爭日益激烈，客戶對文印設備品牌的要求也趨于多樣化，文印管理服務提供商能夠整合管理各類品牌設備的優勢開始日益明顯。
（4）軟件價值日益凸顯
文印管理服務中，應用軟件的開發和部署已經成為爭取客戶的關鍵因素。文印管理軟件是優化客戶文印管理流程、協助客戶節約辦公成本、提升客戶信息安全并提高工作效率的重要手段，也是文印管理服務中最具價值的部分之一。未來隨著人工智能、物聯網等新興技術的快速發展，文印管理軟件的價值將更加凸顯。
7、行業面臨的挑戰
（1）行業整體認知度偏低
雖然政府機構、事業單位、大中型企業等行業的客戶近年來服務需求不斷增長，促進了文印管理服務市場發展，但目前國內大部分企事業單位對該服務的認知度還有待加強，文印管理服務的整體應用比例還相對較低，文印管理服務大范圍普及仍需時日。
（2）相關人才缺乏
文印管理服務行業不僅需要從業人員具備很高的敬業意識、服務意識和行業經驗，而且更需要從業人員具備一定的產品技術、經營管理知識、現代營銷技術、物流管理及信息系統管理等專業知識，按照標準化、專業化的要求進行操作。伴隨著近幾年行業迅速發展，行業內高素質人才缺乏的現象越來越突出，這在一定程度上制約了行業的發展。
更多行業資料請參考普華有策咨詢《2022-2028年文印管理服務行業市場調研及發展趨勢預測報告》，同時普華有策咨詢還提供產業研究報告、產業鏈咨詢、項目可行性報告、十四五規劃、BP商業計劃書、產業圖譜、產業規劃、藍白皮書、IPO募投可研、IPO工作底稿咨詢等服務。